唐志明：莫让数据毁了ERP(中)---如何进行数据准备

数据准备是一项庞大而繁琐的工作，所以越早进行越好。并且应该贯穿ERP项目实施的全过程。那么一个ERP项目应该如何从一团乱麻中理出头绪，在上线前后分步骤地做好数据准备呢？为了说明问题，先讲一个成功推进数据准备的案例吧。

    老李是某钢铁集团信息部的负责人，在公司的多个业务和管理岗位上供过职，对公司上上下下的情况都很熟悉，也算是一个老钢铁了。

公 司的ERP项目刚刚启动，他就隐约感到数据是一个大问题，因为企业几十年沉淀下来的数据量巨大，且有很多不全、不准、不一致的现象，要想在上线之前将这些 情况搞清楚，就必须尽早下手。在咨询公司的帮助下，他抽调专人组成数据组，与ERP项目实施并行开展工作。按照计划，他分为三大步骤，首先是让各业务部门 先盘点统计一番，摸清家底，这花了大半个月；之后是对收集上来的数据分类整理，制定统一的编码规则，这花了两个多月的时间，这步完成后，基础数据也就基本 完成了；第三步是下发编码规则，并要求业务部门按新编码重新整理现有数据，并在上线之前一个月内实物盘点，在上线之前拿出期初数据。经过一番周密的安排和 大量的工作，数据准备终于和项目实施同步完成，并且数据的质量是有保证的。

    从这个案例中我们可以看出数据准备的步骤和一般规律。

    第一步：搞清楚有哪些数据要准备

    我们可以简单地将ERP实施所要准备的数据分为两大类：即静态数据和动态数据，也可称为基础数据和事务数据。
    静态数据是指开展业务活动所需要的基础数据，如物料基本信息、客户、供应商数据、财务的科目体系等。静态数据的特点是它在整个数据的生命周期中基本保持不变，同时它是动态数据的基础，公司所有业务人员通过调用静态数据来保持同一数据在整个系统中的惟性。

    动态数据是指每笔业务发生时产生的事务处理信息。例如销售订单、采购订单、生成指令等。动态数据按照时点来分，又可以分为期初数据和日常数据。其中上线时点 的数据对ERP上线前的数据准备尤其重要，它代表系统在期初上线这样时间点上，公司动态数据的当前状态，我们称其为期初数据（或者称为初始数据）。期初数 据既包括上线时点所有物料库存的数量、金额，财务科目的余额，也包括那些未完未结的业务单据，象未交货的销售订单、未付款的采购订单等。

    不论是静态数据还是动态数据，在ERP系统中都必须是惟的。为了保证数据的惟性，就要给这些数据编码。所以，在进行两大类数据准备之前，另一项更基础的工作必须先完成，那就是编码规则。

    我们可以将数据的分类和数据准备的先后次序列表如下，并对每项数据设计一个收集表，下发到各部门，摸底调查。

    在所有的数据中，物料数据是数量最多、分布最广的。这里所指的物料包含的范围很广，既包括原材料、半成品、产成品，也包括设备、固定资产等。物料分类则是 根据物料的某些属性对物料进行归类，例如一个机械厂将其物料分为：产品、部件组件、零件、铸件、锻件、刀具、量具、夹具及其他工装等。

    所以要首先把工作重心放在物料数据准备上。

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