如何缩小ERP理想与现实的差距

为什么在演示时流程都跑得很流畅，但一到用户手使用时，就全变了味？这其中的奥妙在于哪里呢？这是因为ERP系统在演示时，都没有考虑例外情况。而企业日常活动中，总难免会出现意外情况。对于这些意外情况，ERP一般都规定了比较严格的处理要求。但实际上，企业的日常管理通常都达不到这个要求。

　　也就是说，企业的实际运营与ERP的要求还有差距。但是，两者的差距到底有多少呢？也没有人专门作过统计。今天笔者来总结一下，企业由于各种因素的限制，一般在哪些方面没有达到ERP的要求。

　　一、原材料入库与领料的矛盾

　　如一笔原材料，在1月5日晚上8点，供应商送到企业。但是，员工都下班了，只剩下一个仓库值班员在上班，人家不会ERP的相关操作。若在平时，可以在第二天下班再补单据。但是，有可能这笔材料是急料，生产部门当天晚上10点就要安排生产，需要用到这笔材料。企业往往在系统没有开出单据的情况下，就直接从仓库中领料。若不像前面用料那么急，通常直接领料第二天再补料也没有多大关系，只要别忘了补单子就可以了。但是，现在就有点麻烦了。第一，这笔材料一入一出要补两张单据，而且必须先补入库单，再补领料单(如果顺序搞错，要么领料单无法审核，要么会出现负库存)；第二，如果忘了补单麻烦就更加大了。笔者遇到过一个客户，他们曾经因为这种情况没有录入单据。而后干脆都忘了这件事。如此一来，材料的入库出库的数量是对平了，软件上看不出问题来。可在对账时，才发现供应商送过这批材料。事后，查了好久，才发现已经在生产线上用掉了。

　　在很多企业，这种情况都普遍存在。因为，在晚上一般都没有文员值班。也就是说，ERP系统操作员不能够时刻就位，这就会导致ERP系统的单据无法及时录入。而这跟ERP系统的单据及时录入的原则相违背。那该如何调和这两者之间的矛盾呢？

　　笔者认为，可以采取如下这几种方案。

　　1、当操作员不能就位时，先用手工单据代替，第二天上班后，再在系统中补录。在实际操作时，还是需要注意调查清楚之前所有的入出库动作和相应欠缺的单据。同时，有些单据还要注意先后顺序。为了确保无误，企业可以按部门设立录入单据的时间限制。如对于仓库部门，要求在第二天上班后，半个小时内，把昨天晚上的交易单据补齐；而生产部门，则在接下去的半个小时内，把单据补全。如此，就不会发生负库存或者单据无法审核的问题了。

　　2、可以对一些员工进行简单的培训。虽然一线的操作员，不怎么会利用电脑，但是，稍加培训后，其还是可以进行一些简单的操作，如单据的生成等等。当然，企业在排班时，也可以做一些调整，把那些有一定电脑基础的员工，排在不同的班次。其次，可以给他们开单据的权限，而没有审核的权限。如此，第二天上班后，其他人员可以对他们开的单据校对一次，看看有没有错误，校对无误后，再审核。这样就可以防止漏开单据了。

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