ERP导入：如何降低定制化所带来的种种压力

ERP(Enterprise Resource Planning)虽曾一度是企业在进行信息化时最热门的关键词，但观察其在最近几年的发展，却有日益普及但低调的趋势。这原因在于现在市场在看待时，已回归到其最初“实时性”与“整合性”的概念，并将之视为企业在推行信息化过程中，不可或缺的基础核心平台。不过由于导入ERP系统的相关费用仍高，如何节省其支出，也就成为企业最关心的议题。 

 
ERP系统所关联的IT功能和技术

    虽然ERP的概念早在近30年前就已被提出，但现在无论是何种规模大小的企业，几乎还仍可看到ERP系统的存在。在台湾地区，根据《2009 IT决策者关键调查报告》显示，有72.78%的台湾企业已经导入ERP系统，其普及率高居所有已建置系统的首位。若再以产业别来细分，高科技产业、传统制造业、电信/信息服务业导入比例更都高达90%以上，仅有金融业、流通/服务业，以及政府/医疗业的比例稍为偏低，但在今年这些领域至少也有20%以上的公司有计划导入，显见ERP与企业IT系统几乎可划上等号。在这种情况之下，ERP系统对企业营运的重要性显然不容忽视。

为何还有企业要导入ERP？

    台北科技大学(北科大)商业自动化与管理研究所副教授陈铭昆说：“企业资料不外乎是由财务、人事、制造…等这三大部份组成。”而以往数据的管理方式，往往是分散由各单位自行建置的专属系统进行处理，如会计部有会计系统、工厂有生产系统、仓库有库存系统、营业单位有销售系统…等，但由于每个系统中所处理的数据其实都有关连性，如果彼此之间缺乏整合，企业往往会因为所掌握的讯息无法同步，而产生许多作业与决策错误的状况。

    特别是当企业成长到一定规模之后，组织与营业据点有分散与跨区域性的趋势，以往独立系统作业方式更是有无法反映公司营运实时状况的问题。“如果A产品在甲地的库存系统记录是今天的数据、在乙地的是昨天、在丙地的则是上星期。”北科大陈铭昆表示：“那管理人员怎么可能有办法做出良好的决策呢？”尤其是在目前产品生命周期越来越短的情势下，管理人员是否能实时取得正确信息，对于企业的生存更为重要。

    此外，各自独立系统之间的数据格式转换，也很容易引发后续作业处理上的问题。“之前因为系统缺乏整合，产品设计图在制作完成后，还必须额外进行格式转档，由于这会使得原图上标示规格尺寸的地方出现乱码，因此还得另外用人工方式加以标记。”连展科技总管理处处长张瑞益说：“但正巧有一次图档所转出来的乱码都是数字格式，因此设计单位、生产单位的作业人员，全部都没有察觉到制造出来的产品规格有问题，一直要到出货时才被业务发现。”

    因此与传统各自独立的数据处理系统不同，ERP系统非常强调公司数据的“整合性”与“实时性”。藉由跨系统、跨组织与跨地理区域工作流程的整合，ERP可将企业内部的数据处理程序予以合理化、标准化，以避免因不同部门人员分散建立与重复输入相同的数据，造成信息错误及不一致问题。“IT系统必须要能实时反应企业经营的现况，管理人员才能据此做出正确的决策。”张瑞益说：“而‘共通的整合平台’，则是IT系统取得该项能力的必备条件。”

ERP是企业信息化的基础核心

    “如果公司规模还很小，几个人当面沟通就能搞清楚全部状况时，可能不会需要ERP系统。”张瑞益认为：“但除非组织不想再继续成长，否则从整体策略的角度，重新规划公司资源运用方式与营运模式，并据此导入ERP系统，并顺势将进行合理化、标准化的步骤，会是任何一个有追求发展的老板必然的选择。”而随着之后组织再分化、公司整体价值链的改变，以及IT技术演进的影响，北科大陈铭昆表示：“在公司拥有资源发展变化的情况下，ERP系统也应相对地进行升级与调整。”依据本刊《2009 IT决策者关键调查报告》显示，有80%的受访者都表示：“未来将会对ERP系统继续进行投资。”

    另一方面，依据Aberdeen Group的说法，虽然受到经济不景气的影响，企业普遍受到“降低成本”的压力，但“因应未来公司成长需求”、“改善顾客响应速度”、“控制公司营运成本”等项目，在过去三年一直都是驱动中小企业ERP策略方向的主要因素。Aberdeen Group认为，这显示出：ERP已经成为记录公司整体营运与交易状况所必备的基础架构。要想兼顾“改善顾客响应速度”与“控制公司营运成本”，ERP是不可或缺的工具。

    此外，一些近年来各产业争相导入的热门信息应用解决方案，如商业智能、顾客关系管理、知识管理、供应链管理等系统项目，也必须由ERP提供最基础的整合信息，否则难以发挥其应有的效益。因此ERP可说是企业内部信息化最重要的基础核心，Forrest Research认为：“跟以前相比，ERP系统的重要性，是有过之而无不及。”

    建置ERP系统所费不赀

    尽管ERP对企业的营运、管理及后续信息化工作是如此重要，但IT部门在该系统上仍有不少问题有待克服。根据近期Aberdeen Group对于920家企业的调查发现，年营业额小于新台币约15亿的企业，建置ERP平均得支出约1,000万的费用；更大型的企业(营业额介于新台币约30亿~75亿)则需要付出约4,200万的代价。至于在导入时程方面，该调查指出，平均一套ERP系统建置完成所需的时间大约为10个月。

    另一份针对企业高阶CFO所做的研究调查，也对ERP的成本做出了相同结论。以中型企业为例，光是建置第一年花费在ERP授权、服务(包含升级、整合与顾问)及维护的费用，平均就高达新台币约3,200万元，而且这还不包括系统导入、项目管理、使用者训练及IT支持…等项目，如果再考虑到后续每年要支出的维护、系统升级与定制化费用，“想要建置一套ERP系统，企业所要付出的成本真的高得吓人。”Forrest Research在其报告上这么表示。

定制化所带来的成本与时间压力

    除了付不完的成本之外，根据《2009 IT决策者关键调查报告》，ERP系统最让IT人员感到困扰的问题还有：复杂的系统整合工作、未能针对特定商业策略进行定制化、有用的信息存取或捞取困难，以及系统难用或不直觉等状况。特别是在系统定制化的部份，依据针对CFO的调查报告，“有80%的受访者表示，为因应公司独特的营运策略与作业环境需要，ERP系统必须进行适度的调整与延伸。”也就是说，为了要让ERP顺利上线，企业还必须额外增加功能与模块、重新改写核心应用程序、调整输出数据、改善系统效能，并且将所采用的IT技术进行更新。

    由于ERP代表着公司营运策略模式，以及其整体管理与运用内外资源的方法，换句话说，“无论企业是要采用全新措施或现有作业强化、增加合作伙伴或工作外包、集中或分散化组织管理、固定或改变报告数据要点等项目。”陈铭昆表示：“只要对企业价值链产生变化，ERP系统也就必须跟着翻新。”而根据针对CFO的调查报告，一个导入ERP的企业，平均得为此每年支付约新台币3,600万的开销。

    “由于每家公司的定位与策略不同，全世界没有哪两个单位的组织或运作模式会一模一样。”北科大陈铭昆说：“也就是说，‘每家企业所拥有的ERP系统，一定都有差异’。”而连展张瑞益亦认为：“当组织发展到一定规模与程度后，特别是有能力主导市场的大型企业，一定都会产生专属于自己一套的游戏规则与作业方式，也就是进行‘差异化’的策略。”因此“定制化”对于ERP系统而言是正常存在的现象，问题只在于：如何减少企业在“定制化”过程中的开支，以及缩短其安装上线所需的建置导入时间。

    如何减少定制化？

    为了减少定制化所产生的问题，“有些IT解决方案业者会针对各种不同行业别的性质与特殊需求，以模块化设计与建构的方式，开发其专属的行业别ERP系统。”前进国际知识长张君龙表示：“虽然多少还是需要进行调整，但由于原系统的整体设计，会较为贴近厂商实际的经营需求，更改的幅度不会那么大。”如果再加上模块化的设计，系统可对不合需求的部份进行快速替换，厂商不需要从头再进行一次开发，那在定制化方面的处理时间与成本将可大幅节省。

    但另一方面，依据上述针对CFO的调查报告显示，也有些企业反而会采取配合原套装ERP作业的方式，不对系统进行任何修改。该报告阐述某位CFO的说法：“在必要的情况下，我们会修改作业流程以配合系统，或干脆将此段作业改成以离线方式进行。”而连展张瑞益则进一步表示：“对于中小企业而言，由于在市场上处于‘跟随者’的地位，所采用的策略就是‘跟着人家走’。在这种情况下，直接买现成的套装ERP使用，会是比较好的选择。”张瑞益认为，中小企业可先以此为基础，等后续有了自己的经营模式后，再开发相应的ERP系统。他说：“这会比从零开始要强得多。”

    “中小企业同样也需要ERP系统，只是受到经费与资源的限制，通常会选择较为小型、成本较低的解决方案。”前进国际应用顾问服务事业处副总经理苏隆慎这么表示。由于过去大型ERP过分强调跨行业别的通用性，因此必须将各种可能发生的状况都尽量设计在系统之中，导致系统的复杂性上升。而这不仅拉长了建置时程，也会使导入成本跟着居高不下。苏隆慎说：“现在许多ERP大厂，如SAP、Oracle等，也都积极推出针对中小企业的简化版本，以期减轻企业投入在ERP上成本、时间等项目的压力。”

将ERP系统外包/服务化

    除了如SAP、Oracle…等ERP供货商所提供的套装系统之外，现在有许多企业也开始尝试使用ASP、SaaS或Open source系统模式(像是Compiere)，以进行相关的信息化导入活动。根据《CIO》杂志的调查，目前约有43%的企业正在或考虑于未来改用这类新的ERP应用模式；而且不仅限于中小企业，就如GE这种跨国的大型企业集团，最近也开始使用以SaaS模式为基础的信息化系统，管理其分散于100个国家500,000个供货商。

    北科大陈铭昆认为：“现在企业采用外包信息化服务模式的时机已经成熟。”由于过去中小企业由于找不到或养不起信息人员，使得其信息应用程度与大型企业相比相对落后，但因为现在信息应用的效率与速度，已成为企业竞争力的重要来源，因此在资源相对有限的情况下，对于凡事都要省着用，有量入为出心态的台湾中小企业老板而言，将信息化系统外包，并视其需要以租赁方式取得相关服务，会是项比较划算的做法。

    强调“淹水理论”的陈铭昆表示：“以前景气好的时候，就算没有信息化，公司还是有许多生意可做，精打细算的老板想要导入信息化的意愿自然没有那么强烈。不过现在企业面临的经济环境十分恶劣，局势已经差到『没有信息化的企业就几乎拿不到订单』的地步。”而ASP、SaaS由于具有初期建置成本低、上线导入速度快，不用担心版本更替、IT技术变化等问题，自然会受到有心进行信息化的组织所欢迎。“以ASP、SaaS模式运行的ERP系统，非常适合缺乏资源，只需基本运作功能的中小型企业所采用。”陈铭昆这么认为。

    外包VS.自建

    不过对于大型企业而言，ASP、SaaS还有许多待努力的空间。苏隆慎表示：“我个人认为国人对于‘信息不放在自己家里’会非常没有安全感，之前Oracle也有提供CRM on Demand这种类似于ASP、SaaS运作模式的服务，可是客户接受的程度并不高。”尤其是对于敏感性较高的财务与个人隐私数据，企业对其安全性更为重视。Gartner有研究报告指出：“除非服务供货商能提供系统低成本(甚至无成本)的资安证明，才能鼓励并说服使用者继续采用ASP、SaaS运作模式。”

    此外，ASP、SaaS运作模式所说的“立即上线”，并非是指企业在使用这类ERP系统时，“无需配合进行相关导入与建置工作”。事实上，“欲导入ERP系统，企业仍需要进行组织再造、流程重定义与系统整合点定义等项目。”Gartner认为：“企业不只是要利用ERP管理核心流程，他们更希望能藉此获得与竞争对手不同的差异化能力。”但前进国际张君龙表示：“ASP或SaaS业者基于经济规模的考虑，提供给企业使用的，往往是同一套标准的公众版本系统。”因此即使企业一开始导入ASP，但在一段时间之后，多半还是会改用内建方式处理。

    尽管ASP或SaaS模式在中小企业ERP市场中已取得一定的成功，不过Gartner仍预测，此模式在2011年时，所占的ERP市场比重大约不会超过16.7%。“SaaS ERP将在单纯行政管理应用层面大有斩获。”Gartner表示：“但基于ERP系统整合的复杂性，目前又缺乏有经验的供货商提供整合性服务，因此在一段时间内，大型企业会以这种方式，导入整体ERP系统的机率相当低。”

    ERP维护费用不降反升

    虽然经济不景气，但ERP系统的维护费用却丝毫没有下降的趋势。虽然在全球ERP市场市占率高达42%的Oracle(包含PeopleSoft与JD Edwards)已宣布不会变更其维护服务的价格，不过事实上，Oracle每年有90%的营收毛利，是来自于对客户的授权及维护。而市占率居次的SAP在今年更是采逆向操作，宣布将会提高系统的维护费用。对此ERP产业大师Vinnie Mirchandani认为，企业每年用在ERP系统的开支，有很大的比例是浪费在这些项目上。

    为了减轻公司在这部份的负担，之前有不少企业IT人员已经开始考虑将原有的ERP系统更换成Open Source ERP(像是Openbravo、Compiere、ERP5、Open ERP及xTuple…等)。而根据Cutter Consortium资深分析师Vince Kellen的说法，受到全球经济不景气的影响，此一现象在2009年将更为普及。以Openbravo为例子，他们公布在Sourceforge上的ERP系统原始码，至今已提供有超过100万人次的免费下载。

    有人或许会质疑Open Source ERP是否能支持今日大型企业在营运时所面临的复杂环境。Openbravo公司的COO Josep Mitja承认，这对于open source应用系统提供者而言，在一开始时的确是有些进入难度，但他表示，藉由网络上使用与开发社群的力量，open source应用系统将可很快克服这些障碍。举个实例，Openbravo上的POS功能，就是利用这样社群模式，在人们不断的分享互动过程中发展出来的。

    不过对于这些open source厂商而言，最大的问题还是在于“说服企业相信免费的ERP软件，真的能应用在公司营运上”。而前进国际苏隆慎则认为，基于系统稳定性的考虑，除非是一些非核心应用项目，如公布栏…等，一般企业用户还是比较会倾向使用ISV业者在平台上开发的解决方案，而不会直接在open source应用系统上直接开发企业所需的信息系统。但如果ISV业者愿意持续提供更多具成本优势的解决方案在open source应用系统上，“我相信中小企业有可能会选择open source ERP做为入门，等到企业成长到一定规模后，再转换到大型ERP系统。”苏隆慎这么表示。

    ERP的实质效益与公司策略有关

    “传统CIO的思维会认为：‘为了要让技术人员有合理的产出，企业必须提供足够的资源。’”连展张瑞益这么表示，但其实CEO所最关心的议题是：“如何以最低成本创造最大商业规模与获利？”特别是在当今整体经营环境不景气的情况下，企业在进行投资评估时，更会重视所谓“IT投资回报率”的问题。而这投资回报率，往往会与企业策略有关。张瑞益认为：“企业必须先思考自己的定位与方向，了解自身的优缺点，以及未来3~5年内的市场状况与公司竞争力，并拟定相关计划后，IT才能提供相应的支持。”

    也由于导入ERP的费用相当高昂，若企业无法从中取得一定的ROI，则系统导入的效益将大打折扣。“之前有个老板兴冲冲的告诉我，他公司导入ERP系统后，采购人员每天只要两个小时，就可以处理完所有的单据作业。”北科大陈铭昆说：“我反问他：‘那剩下的6小时，那个采购人员要做什么？’”陈铭昆强调，若公司导入ERP只是从支持公司现行作业方式，加速营运作业效率的观点出发，而没有真的改变企业的营运模式，并让公司获利得以成长的话，“那就无法发挥ERP的真正的效益。IT部门投了那么多钱，充其量只是让公司高层比较快知道：‘我快死了！’”