第三章如何创建财务核算系统框架

第3章 如何创建财务核算系统框架

无规矩不成方圆，建立一个功能全面、实用、操作方便、易学易用的计算机会计信息系统，首先要根据需要建立一个财务核算系统的框架，以确定其基本结构、选项设置等内容。

3.1 本章要点

在本章中主要介绍了创建财务核算系统的框架前的一些准备工作，如制度的建立、岗位的设置、资料的收集与整理，以及账务系统的建立与管理，如系统的登录、账套的创建、操作员权限的设置等内容，最后介绍了财务核算系统框架的建立，如核算项目与货币类别的设置、会计科目的设置、账套选项的设置等内容。

3.2 创建财务核算系统框架前期准备

万事开头难，在做任何一件事之前都需要作一些准备工作，为以后打下良好的基础。从而能够保证工作的正常开展。在创建财务核算系统框架之前，需要先寻找一些资料，完成一些创建框架前的准备工作。

3.2.1 岗位设置

通常情况下，创建财务核算系统框架之前，需要先设置如下的岗位：

（1）总会计师。全面负责会计业务工作。

（2）会计主管。负责管理会计日常工作。

（3）凭证编制人员。负责原始凭证的审查和手工会计凭证的编制工作，保证凭证编制的正确性、完整性。

（4）凭证审核人员。负责对原始凭证和记账凭证进行合法性、正确性和完整性的审核工作，保证凭证的合法性、正确性和完整性。

（5）出纳员。负责银行存款与现金的收、支核算以及与银行对账的工作。

（6）系统管理员。负责系统软、硬件的正常运行，负责系统运行环境的设置，系统的安全与保密，系统的升级换代以及其它有关系统的管理工作。

（7）系统维护员。负责硬件设备和软件设备的维护工作，协助系统管理员保证系统的正常运行。

（8）档案管理员。负责会计档案和磁性介质上（软盘）的会计档案的保管工作，报表等会计档案的分送工作以及会计档案的调阅工作。

各个单位应根据自己的实际情况设置以上岗位，还可以分组设置，具体如下：

（1）数据准备组

负责会计的手工处理工作，主要有出纳员和凭证处理员。出纳员除不再负责现金和银行存款日记账工作外，主要工作职责与手工基本相同，即负责有关现金和银行存款的收支工作。凭证处理员主要负责外来原始凭证的审核工作，本单位原始凭证的设计、汇集、审核工作，记账凭证的填制、审核工作等。

（2）计算机会计信息系统运行小组

负责计算机系统的运行工作，主要设系统管理员、系统操作员、数据录入员、数据审核员、专职会计员、档案管理员、系统维护员等。其职责和权限分别如下：

● 系统管理员

系统管理员是指执行系统管理工作的人员。必须精通单位的财务和会计业务，应有一定的计算机知识，并熟悉本单位在用计算机系统的使用和维护。系统管理员一般由具备条件的财务部门负责人担任，如主管财务的副厂长、副总经理、总会计师等，也可指定专人担任，对整个系统的运行负总责。

主要职责如下：负责计算机会计信息系统的日常管理工作，监督并保证系统的有效、安全、正常运行，在系统发生故障时，应及时在场，监督与组织有关人员恢复系统的正常运行；协调系统各类人员之间的工作关系；负责组织和监督系统运行环境的建立，以及系统建立时的各项初始化工作；负责系统各有关资源（包括设备、软件、数据及文档资料等）的调用、修改和更新的审批；负责系统操作运行的安全性、正确性、及时性的检查；负责计算机输出的账表、凭证数据正确性和及时性的检查和审批；负责做好系统运行情况的总结，提出更新软件或修改软件的需求报告；负责规定机内各使用人员的权限等级；负责系统内各类人员的工作质量考评，以及提出任免意见。

系统管理人员权限很大，一般可调用所有的功能和程序，但不能调用系统的源程序及详细的技术资料。系统管理员不能由软件的开发人员（包括分析员、设计员、编程人员）担任。

● 系统操作员

操作人员是指有权进入当前运行的会计系统并调用系统全部或部分功能的人员。操作人员熟悉本单位财务业务，有一定的计算机知识，熟悉在用系统的使用，能熟练地录入所需数据，其一般由经过计算机和会计两类培训的会计人员或计算机专业人员担任。对所调用功能的安全运行，负有一定的责任。

其职责主要包括：负责系统的数据登录、数据备份和输出账表的打印操作；严格按照系统操作说明进行操作；负责系统维护操作，包括数据库的修改和更新操作；负责各类备份存档数据；系统操作过程中发现故障，应及时报告系统管理员，并做好故障记录及上机记录等事项；当天的日记账数据，做到当天登录，登录后即打印出当天的账表，做到当天账当天清；月底打印系统所有的明细账、总分类账和会计报表，以及自动转账凭证。

操作员是系统运行中的关键人员，不能由系统开发人员担任，不能调用非自己权限内的功能。

● 数据录入员

系统中负责录入数据的人员即是数据录入员。数据录入员应对会计业务知识有一定的了解，有简单的计算机操作知识，能熟练地录入所需数据。其一般由经过打字训练的人员担任，其对录入数据的正确性负责。

其职责一般包括：检查专职会计人员提供数据的审批手续，对非法数据不得录入；严格按照专职会计人员提供的数据进行录入，录入完毕进行自检核对，核对无误后交数据审核员复核；在输入过程中，若发现输入凭证有疑问或错误时，应及时向系统管理员或有关专职会计人员反映，不得擅自作废或修改；发现输入数据与凭证数据不符时，应按凭证数据予以修正；每次数据录入结束后，应及时做好数据备份；日记账输入应做好日清月结；注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露，备份数据应妥善保管；操作过程中发现问题，应记录故障情况并及时向系统管理员报告。

数据录入员在许多单位常由操作员兼任，但不能由系统开发人员担任，只能调用分工范围内的功能。

● 数据审核员

数据审核员是指负责录入数据和输出数据正确性审核工作的人员。数据审核员应熟悉本单位的会计业务和全面的会计业务，一般由符合条件的会计人员担任。

其职责主要包括：负责输入数据凭证的审核工作，包括各类代码的合法性、摘要的规范性和数据的正确性；负责输出数据正确性的审核工作；对不符合、不合法、不完整、不规范的凭证退还各有关人员更正、补齐，再行审核；对于不符合要求的凭证和不正确的账表数据，不予签章确认。